5 компоненти за ефективни внатрешни контроли

Спречување и откривање на злоупотреба на вработените во вашата здравствена канцеларија

Внатрешните контроли се дефинираат како процес дизајниран за да се обесхрабри измамата, да се заштитат ресурсите на компанијата и да се обезбеди усогласеност со законите и прописите. Внатрешните контроли се ефективни само ако се утврдени од специфичните потреби на медицинската канцеларија, се спроведуваат, се надгледуваат и се мери за да се осигури дека тие функционираат како што е планирано.

Медицинската канцеларија треба да преземе проактивен пристап за спречување и откривање на злоупотреба на вработените со тоа што ќе има политика во врска со внатрешните контроли. Превенцијата и откривањето играат многу важна улога во секој процес на внатрешна контрола со минимизирање на одредено ниво на ризик.

1 -

Вработување практики

Вработувањето на најдобриот персонал во медицинската канцеларија е ефикасен начин за зајакнување на процесот на внатрешна контрола. Вработувањето на персоналот кој е компетентен, доверлив и сигурен од страна на темелно преселени кандидати е само добра бизнис смисла. Проверките на позадината и референтните проверки се лесни начини за отстранување на било кои лоши јаболки и одвраќање на одредени луѓе од аплицирање за работа.

Иако на претходните работодавци не им е дозволено да даваат никакви информации, освен статусот на вработување и подобност за повторно ракување, можете да побарате од апликантите да обезбедат контакт информации за претходните супервизори или колеги за да добијат подетални информации. Позадините за проверка, вклучувајќи проверки на кредит, исто така, обезбедуваат детали за личната историја на апликантот.

Повеќе

2 -

Поделба на обврските

Одделните должности го спречуваат еден вработен да има одговорност за повеќе трансакции кои вклучуваат ракување со финансии. Секогаш кога еден вработен треба да се справи со пари, треба да има едно лице кое овластува одредени трансакции, друго лице одговорно за обработка, и друго за усогласување и евиденција. Ова осигурува дека ниедно лице не може да изврши некоја задача што не е откриена или разгледана од друго лице.

Поделбата на должностите го отежнува губењето пари, без оглед дали е на ниво на работна маса или на административното ниво на медицинската канцеларија. Кога вработените знаат дека секој процес е следен и следен, тој ја поттикнува точноста и чесноста во извршувањето на задачите.

3 -

Документација

Секоја финансиска трансакција треба да има хартиена трага. Документацијата не е само практика на пишување или документирање акции, туку исто така и за чување на копии од сите финансиски записи, како што се фактури и дознаки од плаќање. Вработените треба да бидат свесни дека никогаш нема да извршат трансакција врз основа на усно барање.

Важечка документација вклучува официјални медицински обрасци, меморандуми и фактури и треба да биде овластена со потпис, кога е потребно. Проверките секогаш треба да имаат фактура, како што треба да се вратат, трансфери или платежни работи. Парите треба само да бидат прифатени, никогаш да не се предадат освен ако не се врати промената на пациентот. Помирувањето на кесичката, исто така, треба да биде документирано на почетокот и крајот на секоја смена.

4 -

Физички и електронски заштитни мерки

Употребата на сефови, алармни системи, камери и брави може да му помогне на медицинската канцеларија во заштитата на податоците, инвентарот, средствата и парите.

1. Чувајте ги сите кутии за пари, проверки и сметки заклучени во сеф со ограничен пристап од страна на персоналот на медицинската канцеларија. Комбинациите треба да се менуваат редовно.

2. Да имаат алармни системи за после часа и нерационални денови.

3. Камери може да се стави на секој влез и излез, пред бирото и во насока на безбедно.

4. Чувајте ги вратите во просторијата за снабдување и / или кабинетот за аптеки секогаш заклучени и дозволувајте пристап до одредени области само ако е потребно.

Електронските заштитни мерки вклучуваат употреба на лозинки и ограничување на пристапот само до овластен персонал.

5 -

Мониторинг операции

Секој процес на внатрешна контрола би бил нецелосен без начин да ги следи операциите. Следењето на внатрешните контроли вклучува разгледување на секојдневните операции за да се обезбеди правилно функционирање на процесите.

1. Помирување на пари

2. Сметка или ревизија на табелата

3. Верификација со споредување на извештаи

4. Редовни инвентар проверки

Одржувањето на внимателност на сите процеси е од суштинско значење, но прво и основно менаџер на медицински канцеларија мора:

1. Воспоставување на правила и цели

2. Комуницирајте ги со сите вработени

3. Дајте повратни информации на редовна основа