Како да се биде јасен и концизен
Со планирање и грижа, менаџерот на медицинската канцеларија може да ја зголеми ефикасноста и ефективноста преку успешни комуникациски техники и практики. Комуникацијата е една од најважните алатки во секоја врска, без разлика дали е лична или професионална. Во медицинската канцеларија, јасни комуникации меѓу вработените се од суштинско значење за обезбедување на квалитет на грижата за пациентите.
Комуникацијата е двонасочна
За да се заврши комуникацијата, мора да има идеи или информации што треба да се споделат, некој да даде информации или идеја, и некој што ќе ги добие информациите.
Комуникацијата е најдобра кога е реципрочна, што значи дека идеите и информациите се споделуваат меѓу двата лица, при што секое давање и земање од размена. Кога комуникацијата е еднострана, можноста за лошо комуникација или недоразбирање е висока, а тоа води до неуспех на очекувањата и лоши резултати.
Во врска, најчесто се враќаме и се извинуваме за какво било недоразбирање и обидете се повторно. Но, во медицинска канцеларија, недоволната комуникација може да биде скапа и физички и финансиски. Студии меѓу најефикасните лидери покажуваат дека комуникацијата е најважната вештина што менаџерот или лидерот може да ја поседува и користи.
Ефективна комуникација во поставувањето на медицинската канцеларија
Да се комуницира најефективно јасни и концизни информации е од клучно значење.
Без разлика дали во писмена комуникација, преку е -маил на канцеларијата , една на една интеракција, или во група поставувања, важно е да се држиме до темата која ја имате и да не ја искинеш поентата. Користењето на петте W и H пристапот на новинарството ќе помогне да се задржи фокусот на ова прашање:
- Кој: Кому му требаат информациите што се делат? Кој ќе влијае на овие информации? Кој е или ќе биде одговорен?
- Што: Кои чекори треба да се преземат? Каков исход е посакуван? Кои ресурси се потребни за да се заврши процесот или проектот? Кои се околностите кои директно влијаат на ова прашање?
- Зошто: Зошто е ова важно? Зошто лицето кое ги добива овие информации е вклучено?
- Каде: Каде ќе се одржи настанот, средбата, работата? Каде се материјалите или податоците потребни за комплетирање на проектот?
- Кога: Кога е состанок? Кога е крајниот рок? Кога се бара повратна информација или напредок?
- Како: Како ќе се мери успехот? Како ќе се оценува изведбата? Како ќе биде сигурно завршувањето?
Бидете јасни и внимателни - елиминирајте ја брзината и свежото
Ова се само неколку прашања кои би можеле да бидат адресирани за да ги задржиме информациите јасни и концизни. Уште едно добро правило кога се обраќаме кон другите е: "Кажи што мислиш, и значи она што го кажуваш."
Кога другите знаат дека давате значајни информации и повратни информации, тие се со поголема веројатност внимателно да слушаат и да ја разгледуваат вашата размена со почит. Менаџерот кој озборува, постојано се казнува за не-деловни прашања или не се справува со темата за време на состаноците, ќе биде помалку ефикасен, бидејќи нивните вработени ќе почнат да ја нагодуваат "пената". Иако е важно да имате работен однос со соработниците и вработените, подеднакво е важно да имате професионална свест.
Дај повратни информации - активно слушање
Повратната информација е уште еден важен дел од ефективната комуникација. Слушањето на повратни информации ќе им помогне на сите страни во разбирањето. Техниката наречена "активно слушање" е корисна алатка за да се осигура дека разбирањето е завршено. Во оваа техника, слушателот ќе ги преформулира информациите што ги слушнале со свои зборови. Ако оваа информација е точна, размената е завршена, ако не и испраќачот на информациите може да ги исправи сите недоразбирања во тоа време. Оваа размена трае само малку повеќе време и е ефикасна алатка за креирање отчетност, бидејќи сите што се вклучени во размената знаат дека очекувањата се јасни и разбрани.
Придобивките од јасна комуникација во медицинската канцеларија
Јасна и ефективна комуникација заштедува време, пари и влошување. Кога сите страни ќе разберат што е потребно, очекувано и прифатливо, напредокот е посигурен. Кога сите страни ќе разберат зошто нешто е потребно, тие се чувствуваат почитувани. Кога разменуваат идеи и се земаат повратни информации, сите партии се чувствуваат вклучени и важни за процесот. Овие чувства на вклучување и важност се од суштинско значење за моралниот биланс на работата и севкупниот успех на практиката.