Електронските комуникации стануваат се повеќе популарни овие денови отколку телефонски повици, "пијана" пошта и, дури и во некои случаи, состаноци лице-в-лице. Во секое професионално опкружување, вклучувајќи ја и медицинската канцеларија, важно е да се разгледаат неколку работи кога испраќате електронски пораки до соработниците, пациентите, лекарите, болниците, продавачите или други професионалци.
Луѓето поминуваат голем дел од нивниот ден отворање и читање на пораки.
Вредно време не треба да се троши за неефикасни и неважни пораки. Истиот професионализам што би го користеле преку телефон, преписка по пошта или лице-в-лице исто така треба да се изрази во е-пошта. Секогаш се сеќавам дека е-мејл е форма на комуникација и начинот на кој приемникот ја толкува пораката е единственото нешто што е важно.
Пред да креирате и испратите е-пошта, запрашајте се неколку прашања.
- Дали е-мејл е најдобра форма на комуникација за информациите што ги испраќам?
- Дали е професионално?
- Дали е HIPAA согласност?
- Дали точно ме претставува и медицинската канцеларија?
Етикета со е-пошта правило # 1
Размислете за содржината на вашата порака пред да притиснете на SEND . Осигурајте се дека е-пошта е соодветна форма на комуникација за вашата порака, наместо телефонски повик или средба. Имајте на ум дека содржината треба да ја одразува сликата и нивото на професионалност што се очекува од вашата Медицинска канцеларија.
Не испраќајте, препраќајте или одговарајте на е-пошта која содржи непристојни, навредливи, клеветнички, клевети, расистички или сексуални карактеристики. Казните може да бидат тешки за вас и за Медицинската канцеларија.
Етикета за е-пошта Правило # 2
Дали користите соодветна граматика, интерпункција и правопис. Повторно, вашата порака е одраз на вашата Медицинска канцеларија.
Исто така, не заборавајте да ја задржите пораката концизна и да користите соодветен изглед за вашата порака што го олеснува читањето. Лекторирајте ја вашата е-пошта, пред да ја погодите SEND .
Не користете СИТЕ КАПИ бидејќи ова се смета за викање или врескање во онлајн светот. Користете задебелени букви или курзив за да нагласите некој збор или фраза. Исто така, избегнувајте користење на екстремно фенси или чудни фонтови, бидејќи ова го прави вашиот е-пошта потешко да се прочита.
Етикета за е-пошта Правило # 3
Бидете сигурни дека е-поштата е пратена до соодветниот примач (и). Информациите во медицинска канцеларија, особено во врска со информациите за пациентот, треба да се споделуваат само врз основа на потреба да се знае. Исто така, сметајте дека луѓето може да ги разгледаат информациите што не се релевантни за нив како "несакана пошта".
Не разговарајте за лични и доверливи информации или приложете ги датотеките на пациентот во е-пошта. Користете броеви на сметки на пациентот или бројки за медицинска евиденција за да советувате некој да ја прегледа сметката. Вашите информации треба да се забележат таму.
Етикета за е-пошта Правило # 4
Одговорете на професионални пораки во рок од 24 часа кога е можно. Ако тоа не ви даде доволно време, барем одговорете да кажете дека сте добиле е-пошта и ќе се вратите на нив што е можно поскоро.
Не одговарајте на спам или барања за да се претплатите / отпишете.
Ова само ќе генерира повеќе спам што ќе го поплави вашиот бизнис е-пошта.
Етикета за е-пошта Правило # 5
Ги чуваме емоциите од пораки. Бидете учтиви и професионални. Знајте кој може да биде неформален со поминато доволно време за да се изгради тој тип врски.
Не кажувајте ништо во е-пошта што може да жалам подоцна. Бидете внимателни при испраќање или одговарање на е-пошта во гнев. Никогаш не давајте лични коментари за друго лице, правете коментари што ќе навредуваат некој или ќе речат нешто што не би го кажале лично.
Етикета за е-пошта Правило # 6
Намалете го хуморот, шегите и иронијата на минимум. Намерите често се "изгубени во преводот" во е-пораки и луѓето не секогаш можат да ја видат шегата.
Размислете за тоа од перспектива на примачот.
Не испраќајте, препраќајте или одговарајте на верижни писма. Тоа е непрофесионално однесување и некои луѓе го гледаат ова како несакана пошта. Запомнете дека секоја содржина што ќе ја испратите треба да ја одразува сликата и нивото на професионалност што се очекува од вашата медицинска канцеларија.