Секој би се согласил дека примарната функција на медицинската канцеларија е грижата на нејзините пациенти, но за да остане во пракса и да напредува, канцеларијата мора да наплати за извршените услуги. Кодирање, фактурирање и збирки се витален дел од должностите на вработените во кабинетот и соодветна обука и упатства се од витално значење за успешно завршување на овие задачи.
Одделот за наплата работи многу блиску со персоналот за кодирање во канцеларијата на лекарот. Во некои случаи, истото лице ги извршува обврските за кодирање, наплата и наплата, но овие се три различни позиции. Додека некои од аспектите на секое работно место се вкрстуваат со другите, тие исто така имаат многу специфични одговорности.
Кодирањето, всушност, го олеснува процесот на фактурирање со доведување униформност во процедурите преку препознатливи кодови. Користејќи стандардни шифри за дијагностицирање и шифри за постапки кои ги признаваат осигурителните компании, сите медицински практики и соодветните агенции за нега, медицинскиот кодер ќе осигура дека друштвата за осигурување или "комерцијалниот обврзник" или центрите за Medicare и Medicaid (CMS) фактурираната ставка и како дијагнозата ја гарантира таа процедура , тест или третман.
Процесот на фактурирање започнува со внес на пациентот. Важно е да се добијат сите информации за осигурување пред да се види пациентот ако е можно, така што сите страни ќе разберат што секоја посета и постапка ќе го чини пациентот од џеб.
Колку помалку изненадувања кај вашите пациенти во однос на плаќањето за извршените услуги, ќе бидат посреќни сите. Кога пациентот пристигнува и ги презентира информациите за осигурување, од витално значење е информациите што се дадени да бидат потврдени кај друштвото за осигурување како активни, дозволените придобивки и дека давателот во моментов е склучен со тој специфичен обврзник.
Веб-страниците имаат дезинформации, доцнење на договорите и бенефиции, така што потврдувањето на податоците е многу важно.
За да заштедите време, приход и отежнување, секоја постапка што не е вообичаена опсег на службена посета треба да биде претходно одобрена однапред, или во временските рокови на конкретниот план за осигурување. Секакви исплати што се должат на пациентот треба да се дискутираат и да се соберат пред постапката, тестот, терапијата или третманот. Копаи секогаш треба да се плати пред пациентот да се види и од лекар, со цел да се избегнат проблеми подоцна.
Колекциите на достасаните износи се најмалку ефективен начин на надоместок. Колку подолготрајната сметка е задоцнета, толку е помала веројатноста таа да се собере и колку повеќе пари ја чини канцеларијата на време и на часови на плати. Ова е најдобрата причина за сите да имате ефективен персонал за кодирање и наплата во вашата здравствена канцеларија.
Отфрленото барање од комерцијален обврзник е веројатна причина за ненавремено плаќање на сметка. Кога и пациентот и вработените однапред направиле претпазливост, ова е помалку веројатно, но тоа се случува. Жалбата на персоналот со било какви појаснувања или објаснувања може да биде неопходна. Апелот од страна на пациентот е друго можно решение, но пациентот мора да биде свесен за можноста дека тие ќе бидат одговорни за сите извонредни состојби.
Додека договорот за исплатувачот честопати е еден од првите наредби за работа при пополнување на документи за внес на пациентот, веројатноста е дека пациентот внимателно не го прочитал документот. Понекогаш пациентот не се чувствувал добро во тоа време и не обрнувал внимание на документот, или тие едноставно очекуваат повеќето или сите нивни сметки да ги платат осигурителните компании. Дискутирајќи за финансиската одговорност пред да има проблем е најефективниот тек на дејствување со цел да се избегнат непријатни и можеби емотивни средби.
Кодирање, наплата и колекции се важни за просперитетна медицинска установа, без оглед на големината или специјалитетот.
Правилната обука, континуираното образование и инструкциите за тековните промени во законите, кодексите или практиките за осигурување се императивни. Ажурираните референтни материјали и опрема им овозможуваат на овие членови на персоналот позитивно да влијаат врз пациентите и медицинската канцеларија.