5 Важни функции на предниот столб

Теренот на медицинската канцеларија може да биде многу зафатено место. Персоналот пред бирото е од суштинско значење за непреченото работење на медицинската канцеларија. Персоналот пред работната маса обично се состои од рецепционери и / или медицински асистенти и во зависност од големината на медицинската канцеларија може да биде и едно лице. Настрана од клиничките должности, рецепцијата е одговорна за пет административни задачи:

1. Поздравувачки пациенти
2. Одговарање и управување со телефонот
3. Распоред за закажување
4. Интерфонска комуникација
5. Надворешна преписка

1 -

Поздравувачки пациенти

Поздравните пациенти не се само за она што го кажувате, туку исто така за тоа како комуницирате со пациентите. Пред бирото е одговорен за правење на пациентите се чувствуваат добредојдени.

Пред бирото е првиот впечаток што пациентот го добива при повикувањето или посетата на медицинската пракса. Важно е дека рецепцијата обезбедува исклучителна служба за корисници и да биде позитивна застапеност на медицинската пракса.

Еве ги и другите начини на поздравување на пациентите:

• Одговара на телефонот, додека одржување на љубезен, конзистентен начин со користење на соодветна телефонска етика
• Го чува приемниот простор чист и организиран
• Регистрира нови пациенти и ги ажурира постоечките демографски податоци на пациентот со собирање детални информации за пациентот, вклучувајќи лични и финансиски информации
• Го олеснува протокот на пациентот преку известување на давателот на пристигнувањето на пациентите, свесен за одложувања и комуницирање со пациентите и клиничкиот персонал
• Реагира на пациенти, потенцијални пациенти и прашања за посетителите на љубезен начин

2 -

Управува со телефонот

Додека одговарањето на телефонот на љубезен и конзистентен начин е дел од поздравните пациенти, тоа не е единствената обврска на телефонските одговорности на пред бирото. Пред бирото има одговорност да ги прима сите дојдовни повици и да поставува појдовни повици кога е потребно.

• Дојдовни повици: дојдовни повици се состојат од повици на пациенти, телемаркети, фармацевтски претставници, други лекари и повеќе. Пред бирото мора да користи соодветна телефонска етика кога управувате со телефони користејќи ги овие комуникациски вештини: да бидете активен слушател, да имате добри телефонски манири, повици на екранот, да користите такт, да поставувате прашања и да ја чувате доверливоста.
• Појдовни повици: Понекогаш решетката можеби треба да поставите појдовни повици за да разговараат за назначување на пациент, да извршат надворешни состаноци или упати или да нарачуваат набавки. Како претставник на медицинската канцеларија, исто толку важно е да се користи правилна телефонска етика.

3 -

Распоред на назначувања

Ефикасното распоредување е неопходно за одлично искуство со пациентот и непречен проток на пациентот. Повеќето медицински канцеларии користат распоред софтвер кој го прави планирање состаноци едноставен и лесен. Сепак, пред бирото мора да бидат способни да ги пополнат откажувањата или не-покажувањата и да станат ефикасни во пренесувањето на промените во распоредот за пациентите и лекарите.

4 -

Интерфонија комуникација

Пред бирото на медицинската канцеларија е како комуникациски центар. Повеќето interoffice комуникација оди преку пред бирото, особено кога тоа вклучува било какви административни задачи поврзани со пациентот.

Да се ​​комуницира најефективно јасни и концизни информации е од клучно значење. Без разлика дали во меморандум, писмена комуникација, преку внатрешна канцеларија е-пошта, една на една интеракција, или во група поставување, важно е да се држи до темата на дофат на раката и не истури точка.

Некои основни вештини потребни за ефективна комуникација меѓу себе се:

• Телефон етика
• Услуги на клиентите
• Основни зборови и програми за ексел
• Управување со времето
• Организациски вештини

5 -

Надворешна комуникација

Надворешната комуникација подразбира потенцијално комуницирање со добавувачи, други лекарски практики, осигурителни компании и други бизниси. Ова може да бара да правите појдовни телефонски повици, да пишувате професионални писма, да праќате факс и да ги испраќате.

Познавање на канцеларија процедури обично се добиени од сертификат или соработници степен во бизнис програма, вклучувајќи административни процеси и процедури, обработка на побарувања, подготвување на пациентот графикони, и основни компјутерски вештини. Основните административни асистентски способности и способноста за уредно уредување на канцелариска опрема се важни за успехот на предната канцеларија.